统一直销有限公司隐私标准
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- 定义
- 自动决策 (ADM)：完全基于自动处理（包括特征分析）做出的决策，该决策会产生法律效力或对个人产生重大影响。GDPR 禁止自动决策（除非满足特定条件），但不禁止自动处理。
- 自动处理：任何形式的个人数据自动处理，包括使用个人数据评估与个人有关的某些个人方面，特别是分析或预测与个人工作表现、经济状况、健康、个人偏好、兴趣、可靠性、行为、位置或行动有关的方面。剖析就是自动处理的一个例子。
- 公司名称： Uni Direct Limited
- 公司人员：所有雇员、工人 [承包商、中介工人、顾问、] 董事、成员及其他人员。
- 同意：同意必须是自由给予的、具体的、知情的，并且是数据当事人意愿的明确表示，数据当事人通过声明或明确的积极行动表示同意处理与其相关的个人数据。
- 数据控制者：决定何时、为何以及如何处理个人数据的个人或组织。它负责制定符合 GDPR 的做法和政策。我们是与公司员工相关的所有个人数据以及我们业务中用于自身商业目的的个人数据的数据控制方。
- 数据主体：我们持有其个人数据的在世的、可确认或可识别的个人。数据主体可以是任何国家的国民或居民，并对其个人数据拥有合法权利。
- 数据隐私影响评估 (DPIA)：用于识别和降低数据处理活动风险的工具和评估。数据隐私影响评估可作为 “隐私设计”（Privacy by Design）的一部分进行，并应在涉及个人数据处理的所有重大系统或业务变更计划中进行。
- 数据保护官 (DPO)：根据 GDPR 规定，在特定情况下必须任命的人员。在未任命强制性 DPO 的情况下，该术语指数据保护经理或其他自愿任命的 DPO，或指负责数据保护合规的公司数据隐私团队。
- 欧洲经济区：欧盟 28 个国家以及冰岛、列支敦士登和挪威。
- 明示同意：需要非常明确和具体的声明（即不仅仅是行动）的同意。
- 一般数据保护条例》（GDPR）：《一般数据保护条例》（（欧盟）2016/679）。个人数据受 GDPR 规定的法律保护。
- 个人数据：可识别数据主体的任何信息或与数据主体相关的信息，我们可单独或结合我们拥有或可合理访问的其他识别信息（直接或间接）识别该数据。个人数据包括敏感个人数据和化名个人数据，但不包括匿名数据或已永久删除个人身份的数据。个人数据可以是事实数据（例如姓名、电子邮件地址、地点或出生日期），也可以是对个人行动或行为的看法。
- 个人数据泄露：损害个人数据的安全性、保密性、完整性或可用性，或损害我们或我们的第三方服务提供商为保护个人数据而采取的物理、技术、管理或组织保障措施的任何行为或疏忽。个人数据的丢失或未经授权的访问、披露或获取均属于个人数据泄露。
- 设计隐私：以有效的方式实施适当的技术和组织措施，确保遵守 GDPR。
- 隐私声明（也称公平处理声明）或隐私政策：在公司收集数据当事人的信息时向其提供信息的单独声明。这些通知的形式可以是适用于特定个人群体的一般隐私声明（例如，员工隐私声明或网站隐私政策），也可以是独立的一次性隐私声明，涵盖与特定目的相关的处理。
- 处理或加工：涉及使用个人数据的任何活动。它包括获取、记录或保存数据，或对数据进行任何操作或一系列操作，包括组织、修改、检索、使用、披露、删除或销毁数据。处理还包括向第三方传输或转移个人数据。
- 化名或假名：用一个或多个人工标识符或假名代替直接或间接识别个人的信息，这样，如果不使用额外的信息，就无法识别数据相关的个人，而这些信息是要单独和安全地保存的。
- 相关政策：与本隐私标准相关的、旨在保护个人数据的公司政策、操作程序或流程，这些政策、程序或流程可能会不时实施，并可应要求提供。
- 敏感个人数据：揭示种族或民族血统、政治观点、宗教或类似信仰、工会会员身份、身体或精神健康状况、性生活、性取向、生物特征或遗传数据的信息，以及与刑事犯罪和定罪有关的个人数据。
本隐私标准规定了 Uni Direct 有限公司（”我们”、”我们的”、”我们”、”公司”）如何处理客户、供应商、员工、工作人员和其他第三方的个人资料。
本隐私标准适用于我们处理的所有个人数据，无论这些数据存储在何种媒体上，也无论这些数据是否与过去或现在的员工、工人、客户、客户或供应商联系人、股东、网站用户或任何其他数据主体有关。
本隐私标准适用于公司所有人员（”您”、”您的”）。在代表我们处理个人数据时，您必须阅读、理解并遵守本隐私标准，并参加有关其要求的培训。本隐私标准规定了我们对您的要求，以便公司遵守适用法律。您必须遵守本隐私标准。相关政策可帮助您解释本隐私标准并按照本隐私标准行事。您也必须遵守所有此类相关政策。任何违反本隐私标准的行为都可能导致纪律处分。
本隐私标准（连同相关政策）为内部文件，未经 DPO 事先授权，不得与第三方、客户或监管机构共享。
我们认识到，正确、合法地处理个人数据将保持对本组织的信心，并为成功的业务运营提供保障。保护个人数据的保密性和完整性是我们始终认真对待的重要责任。如果未能遵守 GDPR 的规定，公司可能面临高达 2,000 万欧元（约 1,800 万英镑）或全球年度总营业额 4% 的罚款，以较高者为准，具体金额视违规情况而定。
所有董事和经理均有责任确保所有公司员工遵守本隐私标准，并需要实施适当的实践、流程、控制和培训，以确保遵守本隐私标准。
DPO 负责监督本隐私标准，并在适用情况下制定相关政策。
如果您对本隐私标准或 GDPR 的操作有任何疑问，或者您担心本隐私标准未得到遵守或未被遵守，请联系 DPO。特别是在以下情况下，您必须随时联系 DPO：
- 如果您不确定处理个人数据所依据的合法依据（包括公司使用的合法利益）（见下文第 5.1 节）；
- 如果您需要依赖同意和/或需要获取明确同意（见下文第 5.2 节）；
- 如果您需要起草隐私声明或公平处理声明（见下文第 5.3 节）；
- 如果您不确定正在处理的个人数据的保留期限（见下文第 9 节）；
- 如果您不确定需要采取哪些安全或其他措施来保护个人数据（见下文第 10.1 节）；
- 如果发生个人数据泄露（下文第 10.2 节）；
- 如果您不确定将个人数据传输到欧洲经济区以外的依据（见下文第 11 节）；
- 如果您在处理数据当事人援引的任何权利时需要任何帮助（见第 12 节）；
- 无论何时，如果您正在从事可能需要 DPIA（见下文第 13.4 节）的重大新处理活动或处理活动发生变化，或计划将个人数据用于收集目的之外的其他目的；
- 如果您计划进行任何涉及自动处理的活动，包括剖析或自动决策（见下文第 13.5 节）；
- 如果您在开展直销活动时需要帮助遵守适用法律（见下文第 13.6 节 ）；或
- 如果您在与第三方（包括我们的供应商）共享个人数据的合同或其他方面需要帮助（见下文第 13.7 节）。
我们遵守 GDPR 中规定的与处理个人数据有关的原则，这些原则要求个人数据必须
- 以合法、公平和透明的方式处理（合法、公平和透明）。
- 仅为特定、明确和合法的目的而收集（目的限制）。
- 充分、相关且仅限于与处理目的相关的必要内容（数据最小化）。
- 准确，必要时保持更新（准确性）。
- 以允许识别数据当事人的形式保存数据的时间不得超过处理数据的目的所需的时间（存储限制）。
- 使用适当的技术和组织措施确保处理方式的安全性，以防止未经授权或非法处理以及意外丢失、毁坏或损坏（安全性、完整性和保密性）。
- 在没有适当保障措施的情况下，不得转让给其他国家（转让限制）。
- 提供给资料当事人，并允许资料当事人行使与其个人资料有关的某些权利（资料当事人的权利和要求）。
我们有责任并必须能够证明遵守了上述数据保护原则（责任）。
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- 合法与公平
必须以合法、公平和透明的方式处理与数据当事人相关的个人数据。
您只能出于特定目的，公平、合法地收集、处理和共享个人数据。GDPR 将我们有关个人数据的行为限制在指定的合法目的范围内。这些限制的目的不是阻止处理，而是确保我们公平地处理个人数据，并且不会对数据主体造成不利影响。
GDPR 允许出于特定目的进行处理，部分目的如下：
- 数据当事人已表示同意；
- 处理数据是履行与数据当事人签订的合同所必需的；
- 以履行我们的法律合规义务；
- 保护数据当事人的重要利益；或
- 为了追求我们的合法权益，而这些合法权益不会因为处理损害了数据当事人的利益或基本权利和自由而被推翻。我们出于合法利益处理个人数据的目的需要在适用的隐私声明或公平处理声明中加以说明。
您必须确定并记录每项处理活动所依据的法律依据。
- 同意书
数据控制者只能根据 GDPR 规定的一个或多个合法依据处理个人数据，其中包括同意。
如果数据当事人通过声明或积极行动明确表示同意处理其个人数据，则表示同意。同意需要肯定的行动，因此沉默、预先勾选方框或不作为都不可能是充分的同意。如果同意是在涉及其他事项的文件中作出的，则同意必须与其他事项分开保存。
数据主体必须能够随时方便地撤销对处理的同意，并且必须立即履行撤销同意。如果您打算出于不同且不相容的目的处理个人数据，而该目的在数据当事人首次同意时并未披露，则可能需要重新获得同意。
除非我们可以依据其他法律依据进行处理，否则在处理敏感个人数据、自动决策和跨境数据传输时，通常需要征得明确同意。通常情况下，我们会依据其他法律依据（而不需要明示同意）来处理大多数类型的敏感数据。在需要明示同意的情况下，您必须向数据主体发出公平处理通知，以获取明示同意。
您需要证明所获得的同意，并保留所有同意的记录，以便公司能够证明您遵守了同意要求。
- 透明度（通知数据主体）
GDPR 要求数据控制者向数据主体提供详细、具体的信息，具体取决于信息是直接从数据主体还是从其他地方收集的。这些信息必须通过适当的 “隐私通知 “或 “公平处理通知 “提供。”隐私通知 “或 “公平处理通知 “必须简明、透明、易懂、易于获取，并使用清晰、通俗的语言，以便数据当事人易于理解。
当我们直接从数据主体收集个人数据时，包括出于人力资源或就业目的，我们必须向数据主体提供 GDPR 所要求的所有信息，包括数据控制者和 DPO 的身份，以及我们将如何及为何使用、处理、披露、保护和保留个人数据。
在间接收集个人数据时（例如，从第三方或公开来源收集），您必须在收集/接收数据后尽快向数据当事人提供 GDPR 所要求的所有信息。您还必须检查第三方收集的个人数据是否符合 GDPR 的规定，以及是否以我们拟处理的个人数据为基础。
个人数据的收集只能用于特定、明确和合法的目的。不得以任何与这些目的不符的方式对其进行进一步处理。
您不得将个人数据用于新的、不同的或与最初获得数据时披露的目的不符的目的，除非您已将新的目的告知数据当事人，且他们在必要时表示同意。
个人数据必须充分、相关，且仅限于与处理目的相关的必要内容。
您只能在履行工作职责需要时处理个人数据。不得出于任何与工作职责无关的原因处理个人数据。
您只能收集履行工作职责所需的个人数据：不得收集过多数据。确保所收集的任何个人数据都足以达到预期目的且与之相关。
您必须确保在不再需要个人数据用于指定用途时，按照公司的数据保留准则删除或匿名化个人数据。
个人数据必须准确无误，并在必要时保持更新。如果不准确，必须立即更正或删除。
您应确保我们使用和持有的个人数据准确、完整、及时更新，并与我们收集数据的目的相关。您必须在收集时和之后定期检查任何个人数据的准确性。您必须采取一切合理措施，销毁或修改不准确或过时的个人数据。
个人数据以可识别形式保存的时间不得超过处理数据的目的所需的时间。
您保存个人数据的形式不得使数据当事人的身份识别时间超过我们最初收集数据的合法商业目的（包括满足任何法律、会计或报告要求）所需的时间。
公司将维持保留政策和程序，以确保个人数据在合理的保留时间后被删除，除非法律要求此类数据保留最短的时间。
您应采取一切合理措施，根据公司所有适用的记录保留时间表和政策，销毁或从我们的系统中删除我们不再需要的所有个人数据。这包括在适用情况下要求第三方删除此类数据。
您将确保在任何适用的 “隐私通知 “或 “公平处理通知 “中告知数据当事人数据的存储期限以及如何确定该期限。
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- 保护个人数据
必须采取适当的技术和组织措施保护个人数据，防止未经授权或非法处理，以及意外丢失、损毁或损坏。
我们将制定、实施和维护与我们的规模、范围和业务、可用资源、我们拥有或代表他人维护的个人数据量以及已识别风险（包括在适用情况下使用加密和假名化）相适应的保障措施。我们将定期评估和测试这些保障措施的有效性，以确保我们处理个人数据的安全性。您有责任保护我们所持有的个人数据。您必须采取合理和适当的安全措施，防止非法或未经授权的个人数据处理，以及防止个人数据的意外丢失或损坏。您必须特别小心保护敏感个人数据，防止丢失和未经授权的访问、使用或披露。
您必须遵守我们制定的所有程序和技术，以维护所有个人数据从收集到销毁的整个过程的安全。您只能将个人数据传输给同意遵守规定的政策和程序并同意根据要求采取适当措施的第三方服务提供商。
您必须通过保护个人数据的机密性、完整性和可用性来维护数据安全，个人数据的定义如下：
- 保密性是指只有需要知道并经授权使用个人数据的人才能访问这些数据。
- 完整性是指个人数据准确无误，适合处理目的。
- 可用性是指经授权的用户能够在需要时出于授权目的访问个人数据。
您必须遵守我们不时实施的信息安全政策和 GDPR 合规政策的所有适用方面，遵守且不得试图规避我们根据 GDPR 和相关标准实施和维护的行政、物理和技术保障措施，以保护个人数据。
- 报告个人数据泄露
GDPR 要求数据控制者将任何个人数据泄露事件通知适用的监管机构，在某些情况下，也要通知数据当事人。
我们已制定了处理任何可疑个人数据泄露的程序，并将在法律要求的情况下通知数据当事人或任何适用的监管机构。
如果您知道或怀疑发生了个人数据泄露，请勿试图自行调查此事。应立即联系被指定为个人数据泄漏关键联络点的人员或团队，并遵循安全漏洞应对计划。您应保存与潜在个人数据泄露相关的所有证据。
GDPR 限制向欧洲经济区以外的国家/地区传输数据，以确保不会破坏 GDPR 为个人提供的数据保护水平。当您在一个国家或向另一个国家传输、发送、查看或访问源于该国的个人数据时，您会跨境传输该数据。
只有在符合以下条件之一的情况下，您才能将个人数据传输到欧洲经济区之外：
- 欧盟委员会已发布决定，确认我们将个人数据传输到的国家确保对数据当事人的权利和自由提供足够的保护；
- 制定适当的保障措施，如具有约束力的企业规则 (BCR)、欧盟委员会批准的标准合同条款、经批准的行为准则或认证机制（可向 DPO 索要副本）；
- 資料當事人在獲告知任何潛在風險後，已對建議的轉移給予明示同意；或
- 出于 GDPR 规定的其他原因之一，包括履行我们与数据当事人之间的合同、公共利益原因、确立、行使或捍卫法律主张或保护数据当事人的重要利益（数据当事人在身体上或法律上无能力给予同意），以及在某些有限情况下，出于我们的合法利益，有必要进行传输。
您必须遵守公司关于跨境数据传输的指导原则。
资料当事人有权了解我们如何处理他们的个人资料。这些权利包括
- 随时撤销同意处理；
- 接收有关数据控制者处理活动的某些信息；
- 要求查阅我们持有的其个人资料；
- 阻止我们将其个人数据用于直接营销目的；
- 如果个人数据的收集或处理目的不再需要这些数据，要求我们删除这些数据，或纠正不准确的数据或补充不完整的数据；
- 在特定情况下限制处理；
- 以我们的合法权益或公共利益为由提出质疑的处理；
- 索取将个人数据传输到欧洲经济区以外的协议副本；
- 反对完全基于自动处理（包括特征分析）做出的决定 (ADM)；
- 防止可能对数据当事人或其他任何人造成损害或困扰的处理；
- 如果个人数据泄露可能对其权利和自由造成高风险，则应通知他们；
- 向监管机构投诉；以及
- 在有限的情况下，接收或要求将其个人数据以结构化、常用和机器可读的格式传输给第三方。
您必须核实根据上述任何权利要求提供数据的个人的身份（不允许第三方在未经适当授权的情况下说服您披露个人数据）。
您必须立即将收到的任何数据当事人请求转发给您的主管，并遵守公司的数据当事人回 复流程。
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- 数据控制者必须以有效的方式实施适当的技术和组织措施，以确保遵守数据保护原则。数据控制者有责任并必须能够证明遵守了数据保护原则。
公司必须配备充足的资源和控制措施，以确保并记录 GDPR 合规性，包括
- 任命一名具有适当资质的数据隐私保护专员（如有必要）和一名负责数据隐私的管理人员；
- 在处理个人数据时实施 “隐私设计”（Privacy by Design），并在数据处理对数据主体的权利和自由构成高风险时完成 DPIA；
- 将数据保护纳入内部文件，包括本隐私标准、相关政策、隐私声明或公平处理声明；
- 就 GDPR、本隐私标准和相关政策以及数据保护事宜（包括数据当事人的权利、同意、法律依据、DPIA 和个人数据泄露等）对公司员工进行定期培训。公司必须保存公司员工参加培训的记录；以及
- 定期测试已实施的隐私措施，并进行定期审查和审计，以评估合规情况，包括使用测试结果来证明合规改进工作。
- 记录保存
GDPR 要求我们完整、准确地记录所有数据处理活动。
贵方必须保存和维护准确的企业记录，以反映我们的处理情况，包括数据当事人同意书的记录和获取同意书的程序。
这些记录至少应包括数据控制员和数据处理专员的姓名和联系方式、个人数据类型的清晰描述、数据主体类型、处理活动、处理目的、个人数据的第三方接收者、个人数据存储位置、个人数据传输、个人数据保留期限以及现有安全措施的描述。为创建此类记录，应创建数据地图，其中应包括上述细节和适当的数据流。
- 培训和审计
我们必须确保所有公司员工都接受过适当的培训，使他们能够遵守数据隐私法律。我们还必须定期测试我们的系统和流程，以评估合规性。
您必须接受所有与数据隐私相关的强制性培训，并确保您的团队接受类似的强制性培训。
您必须定期审查您控制下的所有系统和流程，以确保它们符合本隐私标准，并检查是否有足够的管理控制和资源，以确保个人数据的正确使用和保护。
- 隐私设计和数据保护影响评估 (DPIA)
在处理个人数据时，我们必须通过有效实施适当的技术和组织措施（如假名化）来实施隐私设计措施，以确保遵守数据隐私原则。
您必须考虑以下因素，评估可在处理个人数据的所有程序/系统/流程中实施哪些 “隐私源于设计 “措施：
- 的现状；
- 实施成本；
- 处理的性质、范围、背景和目的；以及
- 处理对资料当事人的权利和自由造成的不同可能性和严重程度的风险。
数据控制者还必须对高风险处理进行 DPIA。
在实施涉及个人数据处理的重大系统或业务变更计划时，您应进行 DPIA（并与 DPO 讨论您的发现），包括
- 使用新技术（程序、系统或流程），或改变技术（程序、系统或流程）；
- 自动处理，包括分析和 ADM；
- 大规模处理敏感数据；以及
- 对公众可进入的区域进行大规模、系统的监测。
DPIA 必须包括
- 对数据处理、其目的和数据控制者合法权益（如适用）的描述；
- 根据处理目的评估处理的必要性和相称性；
- 对个人风险的评估；以及
- 已采取的风险缓解措施和合规证明。
- 自动处理（包括特征分析）和自动决策
一般来说，当一项决定对个人产生法律或类似的重大影响时，禁止 ADM，除非
- 数据主体明确表示同意；
- 法律授权处理；或
- 处理是履行或签订合同所必需的。
如果处理的是某些类型的敏感数据，则不允许使用(b)或(c)项理由，但如果出于重大公共利益（如防止欺诈）的需要（除非可以使用侵扰性较低的方法），则可以处理这些敏感数据。
如果决定完全基于自动处理（包括特征分析），则必须在首次与数据当事人沟通时告知他们有反对的权利。必须明确提请他们注意这项权利，并与其他信息分开清楚地介绍。此外，还必须采取适当措施，保障数据当事人的权利和自由以及合法权益。
我们还必须告知数据当事人决策或特征分析所涉及的逻辑、意义和预期后果，并给予数据当事人要求人工干预、表达观点或质疑决策的权利。
在进行任何自动处理（包括特征分析）或 ADM 活动之前，必须进行 DPIA。
- 直接营销
在向客户营销时，我们必须遵守某些规则和隐私法。
例如，电子直接营销（如通过电子邮件、短信或自动呼叫）必须事先征得数据当事人的同意。针对现有客户的有限例外被称为 “软接受”，允许组织发送营销短信或电子邮件，条件是组织在销售过程中获得了该人的联系方式，组织正在营销类似的产品或服务，并且组织在首次收集该人的详细信息时以及在随后的每条信息中都给予了该人退出营销的机会。
反对直接营销的权利必须以可理解的方式明确提供给数据当事人，以便与其他信息明确区分开来。
数据当事人对直接营销的反对意见必须立即兑现。如果客户在任何时候选择退出，则应尽快删除其详细信息。抑制包括只保留足够的信息，以确保将来营销偏好得到尊重。
- 共享个人数据
一般情况下，我们不得与第三方共享个人数据，除非已经采取了某些保障措施和合同安排。
您只能在接收者因工作需要而需要了解信息，且转让符合任何适用的跨境转让限制的情况下，与我们集团（包括我们的子公司和我们的最终控股公司及其子公司）的其他员工、代理或代表共享我们持有的个人数据。
您只能在以下情况下与第三方（如我们的服务提供商）共享我们持有的个人数据
- 为了提供合同规定的服务，他们有必要了解这些信息；
- 共享个人数据符合提供给数据当事人的隐私通知，并在必要时获得数据当事人的同意；
- 第三方同意遵守规定的数据安全标准、政策和程序，并采取适当的安全措施；
- 转让符合任何适用的跨境转让限制；以及
- 已获得包含 GDPR 批准的第三方条款的完整书面合同。
我们保留在不通知您的情况下随时更改本隐私标准的权利，因此请定期查看以获取本隐私标准的最新版本。
本隐私标准不凌驾于公司运营所在国家的任何适用的国家数据隐私法律和法规之上。